Zamówienia w różnych formatach
Każdy kontrahent wysyła dane inaczej, a handlowiec musi je odczytać, uzupełnić i przepisać.
Automatyzacja hurtowni i dystrybucji B2B
Mniej ręcznej pracy. Więcej czasu na sprzedaż.
Automatyzujemy obsługę zapytań, zamówień i dokumentów, łącząc e-mail, Excel, ERP i WMS — bez wymiany obecnego ERP i bez zmuszania klientów do zmiany sposobu składania zamówień.
- Zaczynamy od małego pilotażu
- Człowiek akceptuje decyzje handlowe
- Mierzymy proces przed i po zmianie
Punkty tarcia w codziennej pracy
ERP działa, ale zespół nadal pracuje obok niego
Największy potencjał często kryje się nie w wymianie systemu, lecz w uporządkowaniu informacji, które trafiają do niego z poczty, arkuszy i rozmów z klientami.
Wiedza rozproszona między ludźmi
Indeksy, zamienniki, rabaty i wyjątki są zapisane w systemie, plikach albo pamięci pracowników.
Brak jednej informacji o statusie
Sprzedaż, magazyn i księgowość szukają dokumentów oraz potwierdzeń w kilku niezależnych miejscach.
Proces od zapytania do rozliczenia
Wybierz jeden etap, który dziś zabiera najwięcej czasu
Nie automatyzujemy całej firmy naraz. Najpierw porządkujemy wejście, wyjątki, odpowiedzialność i sposób mierzenia jednego procesu.
- 01
Zapytanie
E-mail, PDF, Excel, formularz lub wiadomość od klienta.
- 02
Weryfikacja
Kontrahent, SKU, ilość, wariant, rabat, dostępność i brakujące dane.
- 03
Akceptacja
Pracownik widzi źródło, propozycję i wszystkie niepewne dopasowania.
- 04
Realizacja
Zatwierdzone dane trafiają do ERP, WMS albo uzgodnionego etapu pośredniego.
- 05
Rozliczenie
Status, dokumenty i wyjątki wracają do właściwych osób bez szukania po skrzynkach.
GŁÓWNE OBSZARY WSPÓŁPRACY
Rozwiązania ułożone według procesu, nie narzędzia
Technologię dobieramy dopiero po zrozumieniu danych, wyjątków i osób odpowiedzialnych za wynik.
Projekt zamówienia do akceptacji
Automatyzacja zamówień B2B
Zamieniamy wiadomości, PDF-y i arkusze klientów w uporządkowany projekt zamówienia gotowy do sprawdzenia przez handlowca.
Zobacz zakres i zasady pilotażu
Szybszy dostęp do informacji
AI dla handlowców i obsługi klienta
Porządkujemy zapytania, wyszukujemy potrzebne dane i przygotowujemy szkice odpowiedzi z jasną ścieżką eskalacji.
Zobacz zakres i zasady pilotażu
Spójny przepływ danych
Integracje ERP/WMS i dokumenty
Łączymy istniejące systemy, pocztę i arkusze, aby dane nie musiały być ręcznie przenoszone pomiędzy działami.
Zobacz zakres i zasady pilotażu
Interfejs dopasowany do procesu
Portale B2B i aplikacje operacyjne
Budujemy proste narzędzia dla kontrahentów i zespołów wtedy, gdy sam przepływ e-mailowy nie wystarcza.
Zobacz zakres i zasady pilotażu
Znajomość procesu od środka
Hurtownia to nie tylko ERP i magazyn
To również indywidualne warunki klientów, własne indeksy, zamienniki, braki, telefony i wyjątki, których nie widać na diagramie systemu. Doświadczenie operacyjne pomaga nam zacząć rozmowę od tego, jak naprawdę pracuje zespół.
Najpierw zakres i odpowiedzialność
Ustalamy, które decyzje podejmuje system, a które zawsze zatwierdza pracownik.
Najpierw próbka, później integracja
Sprawdzamy jakość danych i wyjątki w środowisku testowym przed zapisem do systemów produkcyjnych.
Najpierw jeden wynik
Porównujemy uzgodnioną miarę procesu i dopiero wtedy decydujemy o rozszerzeniu.
BAZA WIEDZY
Poradniki o procesach i integracjach
Praktyczne materiały pomagające rozpoznać dobry proces do pilotażu i przygotować dane.
Poradnik · Biura rachunkowe
AI i OCR w biurze rachunkowym: jak zaprojektować bezpieczny obieg faktur
Praktyczny model obiegu faktur: od skrzynki i odczytu danych po kontrolę księgowego, eksport oraz obsługę wyjątków.
Materiał praktycznyCZYTAJ
Scenariusz modelowy · Transport i logistyka
Obieg CMR i WZ w transporcie: scenariusz aplikacji dla kierowców
Model procesu, który porządkuje zdjęcia CMR i WZ, statusy tras oraz przekazywanie dokumentów z telefonu kierowcy do TMS lub ERP.
Materiał praktycznyCZYTAJ
Scenariusz modelowy · Zarządzanie nieruchomościami
Portal najemcy i obsługa usterek: model procesu dla zarządcy nieruchomości
Scenariusz uporządkowania zgłoszeń usterek: od formularza najemcy przez triage i wykonawcę po historię kosztów oraz status naprawy.
Materiał praktycznyCZYTAJ
PYTANIA PRZED PIERWSZYM WDROŻENIEM
Bezpieczny start bez rewolucji systemowej
PYTANIE
Czy musimy wymienić obecny system ERP lub WMS?
Najczęściej nie. Zaczynamy od sprawdzenia, jakie możliwości integracji oferują obecne systemy: API, importy plikowe, bazę danych lub kontrolowany przepływ RPA. Celem jest usprawnienie jednego procesu bez kosztownej rewolucji systemowej.
PYTANIE
Od którego procesu najlepiej rozpocząć automatyzację hurtowni?
Od procesu częstego, powtarzalnego i mierzalnego, który ma wyraźnego właściciela. Zwykle dobrym kandydatem jest przyjmowanie zamówień, przygotowywanie ofert, przekazywanie dokumentów albo obsługa statusów i braków.
PYTANIE
Czy AI może samodzielnie zatwierdzać ceny i zamówienia?
Nie musi i zwykle nie powinno robić tego na początku. System może przygotować projekt, wskazać niepewne dopasowania i przekazać go handlowcowi do akceptacji. Zakres autonomii zwiększa się dopiero po testach i zdefiniowaniu bezpiecznych reguł.
PYTANIE
Jak sprawdzamy, czy pilotaż rzeczywiście działa?
Przed startem ustalamy prosty punkt odniesienia, np. czas obsługi jednego zamówienia, liczbę ręcznych kroków, odsetek spraw wymagających poprawy albo czas odpowiedzi klientowi. Po pilotażu porównujemy wynik i wspólnie decydujemy o dalszym rozwoju.
PYTANIE
Co jeśli nasz ERP nie ma nowoczesnego API?
Najpierw sprawdzamy bezpieczne importy, eksporty i inne wspierane mechanizmy. Automatyzację interfejsu użytkownika traktujemy jako rozwiązanie awaryjne, ponieważ jest bardziej podatna na zmiany programu i wymaga monitorowania.
PYTANIE
Jak chronione są dane klientów i informacje handlowe?
Zakres danych ograniczamy do minimum potrzebnego w danym procesie. Przed wdrożeniem ustalamy uprawnienia, sposób przechowywania, logowanie operacji, środowisko testowe i zasady reagowania na błędy. Szczegóły zależą od wybranych systemów oraz wymagań firmy.
Zacznij od jednego wąskiego gardła
Który proces zabiera dziś najwięcej czasu Twojemu zespołowi?
Opisz, skąd przychodzą dane, kto je przepisuje i gdzie trafiają. Podczas pierwszej rozmowy sprawdzimy, czy problem nadaje się do małego pilotażu.